10 KiB
VDVC klasifikācijas shēma — novērtējums
Normatīvais pamats: MK noteikumi Nr. 282 (07.05.2024.) Datums: 2026. gada februāris
1. Kas konstatēts Excel failā
647 kodēti ieraksti, 3 domēni (P — Pārvalde, I1 — Investīciju programmas, I2 — Investīciju projekti). Datos konstatētas problēmas divos līmeņos.
Datu kvalitātes problēmas
| Problēma | Skaits | Piemērs |
|---|---|---|
| Jaukti kodu atdalītāji (- un .) | 221 kodi | I1-1-7.1.1 jauc abus |
| NBSP maskēts kā tukšs | 93 rindas | Glabāšanas termiņš = \xa0, nevis tukšs |
| 50+ glabāšanas termiņu formātu varianti | visi | "Pastāvīgi", "Patstāvīgi", "5gadi", "31.12.2034.", "2031-12-31 00:00:00" |
| Apraksti pilnībā trūkst | 100% | E kolonna pilnībā tukša |
| Vairāki departamenti kā brīvs teksts | 67 rindas | "IPD, VIKTAD, VIAPD" |
| Dati nepareizā līmeņa kolonnā | 64 rindas | L2 teksts L3 kolonnā |
Drukas kļūda Il-9-2 (mazais L) |
1 rinda | Jābūt I1-9-2 |
Klasifikācijas struktūras problēmas
Shēma ir pārmērīgi sarežģīta, jo normatīvo dokumentu izcelsme tiek izmantota kā strukturālie līmeņi, nevis metadati.
MK Nr. 282 §33 nosaka klasificēt pēc funkcijām → procesiem → darbībām. Tā vietā VARAM izveido jaunu koka zaru katram ES projektam un katram sarakstēšanās auditorijas tipam.
I2 — sliktākais gadījums: 33 atsevišķas grupas (I2-1 līdz I2-33), katra ir konkrēts ES finansēts projekts, katrā identiskas apakškategorijas (korespondence, līgumi, rīkojumi, komunikācija). Tas ir ~132 ieraksti, kas veic ~4 ierakstu + projekta atsauces darbu.
I1 — tāds pats modelis: 13 programmu grupas ar atkārtojošām apakšstruktūrām. 227 ieraksti → varētu būt ~45 ar programmu kā metadatiem.
P-1-13 — sarakste: 9 apakštipi, kas atšķiras tikai pēc auditorijas (republikas iestādes, ārvalstu institūcijas, iekšējās struktūrvienības, klasificēta u.c.). Vajadzētu būt 1 kategorijai ar auditorijas metadatiem.
Rezultāts: lietvedis saskaras ar ~493 lapu kategorijām, nevis ~159 funkcionālām.
2. Kāpēc klasifikācija ir pārmērīgi sarežģīta — analīze
Arguments, ko VARAM lieto
"Katra jauna kategorija izriet no normatīvā akta, kas deleģē procesu mums."
Kāpēc šis arguments nav korekts
Normatīvie akti rada dokumentu pienākumus, nevis klasifikācijas zarus. Kad jauns ES regulējums prasa VARAM vadīt projektu X, funkcija (projektu vadība) jau pastāv — tiek izveidota tikai jauna instance (projekts X). MK Nr. 282 §33 ir nepārprotams: klasificēt pēc funkcijas, procesa, darbības — nevis pēc juridiskā pamata.
Analoģija: slimnīca neizveido jaunu kartotēkas kategoriju katram pacientam. "Pacientu dokumenti" ir kategorija; pacienta identitāte ir metadati. VARAM nevajadzētu veidot jaunu klasifikācijas zaru katram ES projektam. "Projektu ieviešanas dokumenti" ir kategorija; projekta identitāte ir metadati.
Ko MK Nr. 282 §33 faktiski prasa
| §33 līmenis | Kam jāsatur | Ko VARAM pašlaik lieto |
|---|---|---|
| L1: Funkcija | "Investīciju projektu ieviešana" | ✓ Pareizi (I2) |
| L2: Process | "Korespondence", "Līgumi", "Protokoli" | ✗ Tā vietā 33 projektu nosaukumi |
| L3: Darbība | Konkrēti dokumentu tipi | ✗ Vispārīgi dokumentu tipi, kas atkārtojas 33× |
3. Ierosinātais risinājums
Pamatprincips
Pārvietot projekta/programmas/auditorijas identitāti no koka struktūras uz metadatu tagiem. Dokuments joprojām zina, kuram projektam tas pieder — bet klasifikācijas koks paliek pārvaldāms un atbilst MK Nr. 282 §33 prasībām.
I2 domēna pārstrukturēšana (projekti)
| Pašreizējā struktūra | Ierosinātā struktūra |
|---|---|
| I2-1 Projekta "IS..." dokumenti | 3.1 Korespondence |
| I2-1-1 Korespondence | 3.2 Līgumi un akti |
| I2-1-2 Līgumi | 3.3 Rīkojumi un protokoli |
| I2-1-3 Rīkojumi | 3.4 Komunikācijas materiāli |
| I2-1-4 Komunikācija | Katrs atzīmēts ar projekta metadatiem |
| I2-2 Projekta "Atvērtie dati..." | |
| I2-2-1 Korespondence | |
| ... ×33 projekti ... | |
| 132 ieraksti | 4 ieraksti + 33 projektu tagi |
Samazinājums: 96% (132 → 4 kategorijas).
I1 domēna pārstrukturēšana (programmas)
Tāds pats princips — 13 programmu grupas ar atkārtojošām apakšstruktūrām tiek apvienotas funkcionālajās kategorijās, pievienojot programmas atsauci kā metadatus.
Samazinājums: 80% (227 → 45 kategorijas).
P-1-13 sarakste (auditorijas)
9 apakštipi, kas atšķiras tikai pēc adresāta tipa, tiek apvienoti vienā kategorijā ar auditorijas metadatiem. Atšķirīgi glabāšanas termiņi tiek saglabāti kā nosacījumu noteikumi — piemēram, sarakste ar republikas iestādēm glabājas pastāvīgi, bet ar iekšējām struktūrvienībām — 5 gadus.
Samazinājums: 89% (9 → 1 kategorija + 9 auditoriju tagi).
Kopējais rezultāts
| Domēns | Pašreizējās kategorijas | Ierosinātās kategorijas | Samazinājums |
|---|---|---|---|
| P (Pārvalde) | 134 | 132 | 1% (minimāls — patiesi atšķirīgas funkcijas) |
| I1 (Programmas) | 227 | 45 | 80% |
| I2 (Projekti) | 132 | 4 | 96% |
| Kopā | 493 | 159 | 68% |
Papildus ieguvumi:
- 13 programmu tagi (aizstāj 13 strukturālos zarus)
- 33 projektu tagi (aizstāj 33 strukturālos zarus)
- 9 auditoriju tagi (aizstāj 9 apakškategorijas)
4. Glabāšanas termiņu problēma
Pašreizējā shēmā glabāšanas termiņi ir brīvā tekstā ar 50+ dažādiem formātiem. Tas rada problēmas automatizēšanai un DVS konfigurācijai.
Konstatētie varianti
| Variants | Piemēri |
|---|---|
| Pareizrakstības kļūdas | "Pastāvīgi" / "Patstāvīgi" |
| Dažādi laika formāti | "5 gadi" / "5gadi" |
| Dažādi datumu formāti | "31.12.2034." / "2031-12-31" / "2031-12-31 00:00:00" |
| EK atsauces | "31.12.2032. EK" |
| Nosacījumu frāzes | "5 gadi pēc projekta noslēguma pārskata apstiprināšanas" |
| Speciālie | "Līdz nomaiņai", "Līdz beidzas nepieciešamība" |
| Tukšie / NBSP | 93 rindas ar neredzamu simbolu |
Ierosinātā normalizācija
Visus variantus var reducēt līdz 5 strukturētiem tipiem:
- Pastāvīgi — dokuments glabājas beztermiņa
- Ilgums — noteikts gadu skaits (piem., 5 gadi), iespējams ar trigeri (piem., pēc projekta noslēguma)
- Fiksēts datums — konkrēts beigu datums (piem., 31.12.2034.), iespējams ar EK atsauci
- Līdz nomaiņai — glabājas līdz dokumenta nomaiņai
- Līdz nepieciešamības beigām — glabājas kamēr nepieciešams
Trigeru tipi (kas nosaka, no kura brīža sāk skaitīt ilgumu):
| Trigeris | Skaidrojums |
|---|---|
| Izveide | No dokumenta izveides datuma |
| Projekta noslēgums | No projekta noslēguma pārskata apstiprināšanas |
| Programmas noslēgums | No programmas noslēguma |
| Līguma beigas | No līguma termiņa beigām |
| Darba attiecību izbeigšana | No darbinieka aiziešanas |
| Novērtēšana | No novērtēšanas pabeigšanas |
| Pēdējā parāda dzēšana | No visu saistību izpildes |
| Iepirkuma izpilde | No iepirkuma izpildes |
| Iepirkuma noslēgšana | No iepirkuma līguma noslēgšanas |
| Disciplinārlēmums | No lēmuma pieņemšanas |
Nosacījumu glabāšana
Pārstrukturētajā shēmā viena kategorija var saturēt vairākus glabāšanas noteikumus atkarībā no metadatiem. Piemēram, kategorija "Korespondence" (projektu domēnā) pēc noklusējuma glabājas 5 gadus pēc projekta noslēguma, bet konkrētam projektam (piem., Green LUPO) var būt fiksēts datums 30.04.2034.
Izšķiršanas secība: konkrēts projekta/programmas/auditorijas noteikums → noklusējuma glabāšana.
5. Ierosinātā V2 struktūra
Domēni
| Nr. | Nosaukums | Kategorijas | Grupas |
|---|---|---|---|
| 1 | Pārvalde | 132 | 18 |
| 2 | Programmu vadība | 45 | 13 |
| 3 | Projektu ieviešana | 4 | 1 |
| Kopā | 159 | 22 |
Numerācijas princips
Tīra ciparu numerācija ar punktu atdalītājiem:
1.1.13— Pārvalde → 1. grupa → 13. kategorija2.3.1— Programmu vadība → 3. grupa → 1. kategorija3.1— Projektu ieviešana → 1. kategorija
Aizstāj pašreizējos nekonsekvento numerāciju (P-1-13-4, I1-1-1.2, Il-9-2).
Metadatu tagi
Katram dokumentam papildus klasifikācijas kategorijai var būt piešķirti metadatu tagi:
| Taga tips | Piemēri | Skaits |
|---|---|---|
| Programma | ES fondu 2021-2027, ANM, LIFE, LVAF | 13 |
| Projekts | INTERREG BSR, Green LUPO, SaskaņOST | 33 |
| Auditorija | Republikas iestādes, ārvalstu institūcijas, iekšējās struktūrvienības | 9 |
| Departaments | IPD, LN, KD, VIKTAD u.c. | 22 |
Migrācijas iespēja
Pāreju no pašreizējās uz ierosināto struktūru var veikt automātiski, izmantojot kodu pārejas tabulu:
- Pašreizējais kods (piem., I2-2-1) → jaunais kods (3.1) + projekta tags (PRJ-002)
- DVS sistēma var veikt pārklasifikāciju pakešu režīmā
6. Secinājumi un ieteikumi
-
Pašreizējā shēma neatbilst MK Nr. 282 §33 prasībām — klasifikācija ir balstīta uz normatīvo dokumentu izcelsmi, nevis funkcijām.
-
Datu kvalitāte prasa tūlītēju uzlabošanu — 221 kodu kļūda, 93 tukšas glabāšanas vērtības, 50+ termiņu formātu varianti. Šīs problēmas pastāv neatkarīgi no strukturālās pārstrukturēšanas.
-
Strukturālā pārstrukturēšana samazina kategoriju skaitu par 68% — no 493 uz 159 kategorijām, vienlaikus saglabājot visu informāciju caur metadatu tagiem.
-
Ieteicamā pieeja — divas versijas:
- V1 (pašreizējā, normalizēta): ieviest nekavējoties DVS ar iztīrītiem datiem, bez procesu maiņas.
- V2 (ierosinātā, funkcionālā): plānot pāreju, testēt ar lietvedēm, ieviest pēc apstiprināšanas.
-
Glabāšanas termiņu normalizācija ir priekšnosacījums jebkurai automatizācijai vai AI klasifikācijai — 50+ brīvā teksta varianti jāaizstāj ar strukturētiem tipiem.
-
Metadatu tagu pieeja ļauj elastīgi pievienot jaunus projektus un programmas bez klasifikācijas koka pārstrukturēšanas — jauns ES projekts = jauns tags, nevis jauns koka zars ar 4+ atkārtotām kategorijām.