VARAM_classification_schema/VDVC_Classification_Assessment_v3.md

# VDVC klasifikācijas shēma — novērtējums

**Normatīvais pamats:** MK noteikumi Nr. 282 (07.05.2024.)
**Datums:** 2026. gada februāris

---

## 1. Kas konstatēts Excel failā

647 kodēti ieraksti, 3 domēni (P — Pārvalde, I1 — Investīciju programmas, I2 — Investīciju projekti). Datos konstatētas problēmas divos līmeņos.

### Datu kvalitātes problēmas

| Problēma | Skaits | Piemērs |
|-----------|--------|---------|
| Jaukti kodu atdalītāji (- un .) | 221 kodi | `I1-1-7.1.1` jauc abus |
| NBSP maskēts kā tukšs | 93 rindas | Glabāšanas termiņš = `\xa0`, nevis tukšs |
| 50+ glabāšanas termiņu formātu varianti | visi | "Pastāvīgi", "Patstāvīgi", "5gadi", "31.12.2034.", "2031-12-31 00:00:00" |
| Apraksti pilnībā trūkst | 100% | E kolonna pilnībā tukša |
| Vairāki departamenti kā brīvs teksts | 67 rindas | "IPD, VIKTAD, VIAPD" |
| Dati nepareizā līmeņa kolonnā | 64 rindas | L2 teksts L3 kolonnā |
| Drukas kļūda `Il-9-2` (mazais L) | 1 rinda | Jābūt `I1-9-2` |

### Klasifikācijas struktūras problēmas

**Shēma ir pārmērīgi sarežģīta, jo normatīvo dokumentu izcelsme tiek izmantota kā strukturālie līmeņi, nevis metadati.**

MK Nr. 282 §33 nosaka klasificēt pēc **funkcijām → procesiem → darbībām**. Tā vietā VARAM izveido jaunu koka zaru katram ES projektam un katram sarakstēšanās auditorijas tipam.

**I2 — sliktākais gadījums:** 33 atsevišķas grupas (I2-1 līdz I2-33), katra ir konkrēts ES finansēts projekts, katrā identiskas apakškategorijas (korespondence, līgumi, rīkojumi, komunikācija). Tas ir ~132 ieraksti, kas veic ~4 ierakstu + projekta atsauces darbu.

**I1 — tāds pats modelis:** 13 programmu grupas ar atkārtojošām apakšstruktūrām. 227 ieraksti → varētu būt ~45 ar programmu kā metadatiem.

**P-1-13 — sarakste:** 9 apakštipi, kas atšķiras tikai pēc auditorijas (republikas iestādes, ārvalstu institūcijas, iekšējās struktūrvienības, klasificēta u.c.). Vajadzētu būt 1 kategorijai ar auditorijas metadatiem.

**Rezultāts:** lietvedis saskaras ar ~493 lapu kategorijām, nevis ~159 funkcionālām.

---

## 2. Kāpēc klasifikācija ir pārmērīgi sarežģīta — analīze

### Arguments, ko VARAM lieto

"Katra jauna kategorija izriet no normatīvā akta, kas deleģē procesu mums."

### Kāpēc šis arguments nav korekts

**Normatīvie akti rada dokumentu pienākumus, nevis klasifikācijas zarus.** Kad jauns ES regulējums prasa VARAM vadīt projektu X, **funkcija** (projektu vadība) jau pastāv — tiek izveidota tikai jauna **instance** (projekts X). MK Nr. 282 §33 ir nepārprotams: klasificēt pēc funkcijas, procesa, darbības — nevis pēc juridiskā pamata.

**Analoģija:** slimnīca neizveido jaunu kartotēkas kategoriju katram pacientam. "Pacientu dokumenti" ir kategorija; pacienta identitāte ir metadati. VARAM nevajadzētu veidot jaunu klasifikācijas zaru katram ES projektam. "Projektu ieviešanas dokumenti" ir kategorija; projekta identitāte ir metadati.

### Ko MK Nr. 282 §33 faktiski prasa

| §33 līmenis | Kam jāsatur | Ko VARAM pašlaik lieto |
|-------------|-------------|----------------------|
| L1: Funkcija | "Investīciju projektu ieviešana" | ✓ Pareizi (I2) |
| L2: Process | "Korespondence", "Līgumi", "Protokoli" | ✗ Tā vietā 33 projektu nosaukumi |
| L3: Darbība | Konkrēti dokumentu tipi | ✗ Vispārīgi dokumentu tipi, kas atkārtojas 33× |

---

## 3. Ierosinātais risinājums

### Pamatprincips

Pārvietot projekta/programmas/auditorijas identitāti no **koka struktūras** uz **metadatu tagiem**. Dokuments joprojām zina, kuram projektam tas pieder — bet klasifikācijas koks paliek pārvaldāms un atbilst MK Nr. 282 §33 prasībām.

### I2 domēna pārstrukturēšana (projekti)

| Pašreizējā struktūra | Ierosinātā struktūra |
|----------------------|---------------------|
| I2-1 Projekta "IS..." dokumenti | 3.1 Korespondence |
| I2-1-1 Korespondence | 3.2 Līgumi un akti |
| I2-1-2 Līgumi | 3.3 Rīkojumi un protokoli |
| I2-1-3 Rīkojumi | 3.4 Komunikācijas materiāli |
| I2-1-4 Komunikācija | *Katrs atzīmēts ar projekta metadatiem* |
| I2-2 Projekta "Atvērtie dati..." | |
| I2-2-1 Korespondence | |
| ... ×33 projekti ... | |
| **132 ieraksti** | **4 ieraksti + 33 projektu tagi** |

Samazinājums: **96%** (132 → 4 kategorijas).

### I1 domēna pārstrukturēšana (programmas)

Tāds pats princips — 13 programmu grupas ar atkārtojošām apakšstruktūrām tiek apvienotas funkcionālajās kategorijās, pievienojot programmas atsauci kā metadatus.

Samazinājums: **80%** (227 → 45 kategorijas).

### P-1-13 sarakste (auditorijas)

9 apakštipi, kas atšķiras tikai pēc adresāta tipa, tiek apvienoti vienā kategorijā ar auditorijas metadatiem. Atšķirīgi glabāšanas termiņi tiek saglabāti kā nosacījumu noteikumi — piemēram, sarakste ar republikas iestādēm glabājas pastāvīgi, bet ar iekšējām struktūrvienībām — 5 gadus.

Samazinājums: **89%** (9 → 1 kategorija + 9 auditoriju tagi).

### Kopējais rezultāts

| Domēns | Pašreizējās kategorijas | Ierosinātās kategorijas | Samazinājums |
|--------|------------------------|------------------------|-------------|
| P (Pārvalde) | 134 | 132 | 1% (minimāls — patiesi atšķirīgas funkcijas) |
| I1 (Programmas) | 227 | 45 | 80% |
| I2 (Projekti) | 132 | 4 | 96% |
| **Kopā** | **493** | **159** | **68%** |

Papildus ieguvumi:
- 13 programmu tagi (aizstāj 13 strukturālos zarus)
- 33 projektu tagi (aizstāj 33 strukturālos zarus)
- 9 auditoriju tagi (aizstāj 9 apakškategorijas)

---

## 4. Glabāšanas termiņu problēma

Pašreizējā shēmā glabāšanas termiņi ir brīvā tekstā ar 50+ dažādiem formātiem. Tas rada problēmas automatizēšanai un DVS konfigurācijai.

### Konstatētie varianti

| Variants | Piemēri |
|----------|---------|
| Pareizrakstības kļūdas | "Pastāvīgi" / "Patstāvīgi" |
| Dažādi laika formāti | "5 gadi" / "5gadi" |
| Dažādi datumu formāti | "31.12.2034." / "2031-12-31" / "2031-12-31 00:00:00" |
| EK atsauces | "31.12.2032. EK" |
| Nosacījumu frāzes | "5 gadi pēc projekta noslēguma pārskata apstiprināšanas" |
| Speciālie | "Līdz nomaiņai", "Līdz beidzas nepieciešamība" |
| Tukšie / NBSP | 93 rindas ar neredzamu simbolu |

### Ierosinātā normalizācija

Visus variantus var reducēt līdz 5 strukturētiem tipiem:

1. **Pastāvīgi** — dokuments glabājas beztermiņa
2. **Ilgums** — noteikts gadu skaits (piem., 5 gadi), iespējams ar trigeri (piem., pēc projekta noslēguma)
3. **Fiksēts datums** — konkrēts beigu datums (piem., 31.12.2034.), iespējams ar EK atsauci
4. **Līdz nomaiņai** — glabājas līdz dokumenta nomaiņai
5. **Līdz nepieciešamības beigām** — glabājas kamēr nepieciešams

Trigeru tipi (kas nosaka, no kura brīža sāk skaitīt ilgumu):

| Trigeris | Skaidrojums |
|----------|-------------|
| Izveide | No dokumenta izveides datuma |
| Projekta noslēgums | No projekta noslēguma pārskata apstiprināšanas |
| Programmas noslēgums | No programmas noslēguma |
| Līguma beigas | No līguma termiņa beigām |
| Darba attiecību izbeigšana | No darbinieka aiziešanas |
| Novērtēšana | No novērtēšanas pabeigšanas |
| Pēdējā parāda dzēšana | No visu saistību izpildes |
| Iepirkuma izpilde | No iepirkuma izpildes |
| Iepirkuma noslēgšana | No iepirkuma līguma noslēgšanas |
| Disciplinārlēmums | No lēmuma pieņemšanas |

### Nosacījumu glabāšana

Pārstrukturētajā shēmā viena kategorija var saturēt vairākus glabāšanas noteikumus atkarībā no metadatiem. Piemēram, kategorija "Korespondence" (projektu domēnā) pēc noklusējuma glabājas 5 gadus pēc projekta noslēguma, bet konkrētam projektam (piem., Green LUPO) var būt fiksēts datums 30.04.2034.

Izšķiršanas secība: konkrēts projekta/programmas/auditorijas noteikums → noklusējuma glabāšana.

---

## 5. Ierosinātā V2 struktūra

### Domēni

| Nr. | Nosaukums | Kategorijas | Grupas |
|-----|-----------|-------------|--------|
| 1 | Pārvalde | 132 | 18 |
| 2 | Programmu vadība | 45 | 13 |
| 3 | Projektu ieviešana | 4 | 1 |
| **Kopā** | | **159** | **22** |

### Numerācijas princips

Tīra ciparu numerācija ar punktu atdalītājiem:
- `1.1.13` — Pārvalde → 1. grupa → 13. kategorija
- `2.3.1` — Programmu vadība → 3. grupa → 1. kategorija
- `3.1` — Projektu ieviešana → 1. kategorija

Aizstāj pašreizējos nekonsekvento numerāciju (P-1-13-4, I1-1-1.2, Il-9-2).

### Metadatu tagi

Katram dokumentam papildus klasifikācijas kategorijai var būt piešķirti metadatu tagi:

| Taga tips | Piemēri | Skaits |
|-----------|---------|--------|
| Programma | ES fondu 2021-2027, ANM, LIFE, LVAF | 13 |
| Projekts | INTERREG BSR, Green LUPO, SaskaņOST | 33 |
| Auditorija | Republikas iestādes, ārvalstu institūcijas, iekšējās struktūrvienības | 9 |
| Departaments | IPD, LN, KD, VIKTAD u.c. | 22 |

### Migrācijas iespēja

Pāreju no pašreizējās uz ierosināto struktūru var veikt automātiski, izmantojot kodu pārejas tabulu:
- Pašreizējais kods (piem., I2-2-1) → jaunais kods (3.1) + projekta tags (PRJ-002)
- DVS sistēma var veikt pārklasifikāciju pakešu režīmā

---

## 6. Secinājumi un ieteikumi

1. **Pašreizējā shēma neatbilst MK Nr. 282 §33 prasībām** — klasifikācija ir balstīta uz normatīvo dokumentu izcelsmi, nevis funkcijām.

2. **Datu kvalitāte prasa tūlītēju uzlabošanu** — 221 kodu kļūda, 93 tukšas glabāšanas vērtības, 50+ termiņu formātu varianti. Šīs problēmas pastāv neatkarīgi no strukturālās pārstrukturēšanas.

3. **Strukturālā pārstrukturēšana samazina kategoriju skaitu par 68%** — no 493 uz 159 kategorijām, vienlaikus saglabājot visu informāciju caur metadatu tagiem.

4. **Ieteicamā pieeja — divas versijas:**
   - **V1 (pašreizējā, normalizēta):** ieviest nekavējoties DVS ar iztīrītiem datiem, bez procesu maiņas.
   - **V2 (ierosinātā, funkcionālā):** plānot pāreju, testēt ar lietvedēm, ieviest pēc apstiprināšanas.

5. **Glabāšanas termiņu normalizācija ir priekšnosacījums** jebkurai automatizācijai vai AI klasifikācijai — 50+ brīvā teksta varianti jāaizstāj ar strukturētiem tipiem.

6. **Metadatu tagu pieeja ļauj elastīgi pievienot jaunus projektus un programmas** bez klasifikācijas koka pārstrukturēšanas — jauns ES projekts = jauns tags, nevis jauns koka zars ar 4+ atkārtotām kategorijām.